Mesmo no mundo digital, ainda existe a necessidade em produzir documentos físicos e armazenar de forma correta os arquivos importantes que integram o funcionamento, a preservação e a memória de uma instituição. O Iper (Instituto de Previdência do Estado de Roraima) está implantando o Sistema de Gestão de Documentos, garantindo a modernização e aperfeiçoamento das informações previdenciárias.
O Iper destaca-se pelo pioneirismo na inovação do serviço público no Estado de Roraima, foi o primeiro órgão do poder executivo a implementar o SEI (Sistema Eletrônico de Informação) e, agora, se destaca na implantação do Sistema Gestão de Documentos.
“Tenho muito orgulho em criar condições para garantir que o Iper ofereça um bom desempenho para os servidores públicos estaduais. Estamos, dessa maneira, zelando pelo futuro das informações previdenciárias”, afirmou o governador Antonio Denarium.
O Sistema de Gestão de Documentos atende a determinação da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de Arquivos) e a Resolução nº 01/1995 do Conselho Nacional de Arquivos .
Para a presidente do Iper, Adriana Padilha, o trabalho de arquivamento de documentos é importante, principalmente no aspecto de oferecer acesso à informação para as pessoas.
“Nosso objetivo é racionalizar os processos administrativos e previdenciários, diminuindo o volume de documentos em papel e otimizando o espaço físico do acervo”, explicou.
O processo de arquivo dos documentos previdenciário é minucioso. O trabalho exige a definição de um padrão de Gestão Documental, com todos os procedimentos e operações técnicas que envolvem a produção, recepção, tramitação, organização, guarda, acesso, preservação, conservação, transferência, recolhimento e eliminação de documentos de arquivo.
Segundo o técnico de arquivo do Iper, Antonio Ilson Ferreira, todo o acervo previdenciário do Instituto será organizado e mapeado, o que tornará os meios de acesso à informação mais eficientes.
“As vantagens são inúmeras, como o nivelamento dos processos para facilitar o acesso e a segurança da informação na Instituição e o apoio na tomada de decisão administrativa e preservação da memória institucional”, esclareceu.
O trabalho está sendo coordenado pela arquivista e consultora Angélica Vicente, que já prestou consultoria ao Tribunal de Justiça do Estado de Roraima.
“A documentação tratada adequadamente é fundamental na rotina diária e na preservação do histórico da instituição. A gestão de documento com um fluxo padronizado reflete no atendimento mais ágil para comunidade”, disse.
Luciene Sampaio
